避免成为电子邮件过剩的生产者和受害者的几种方法
电邮“鬼上身”
尽管“电子邮件之父”雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）已经记不起来世界上第一封电子邮件究竟写了些什么、写给谁的，甚至记不起来电子邮件诞生的具体日期，不过这都不重要，电子邮件已经改变了我们的生活。但现在，让其始料不及的是，越来越多的人准备开始倾诉电子邮件多么地让人恼火了！
“处理电子邮件占用了我太多的时间”、“我每天都要查电子邮件，如果有一天没有收到，我会觉得这一天都索然无味”、“即使在阿拉斯加的船上，我还是要检查电子邮件，否则我的假期没办法轻松度过”……如果你出现了上述症状，恭喜！你已经感染上了“电子邮件综合症”。对一些人来说，这种强迫症状更明显：一收到邮件就必须马上查阅，并且对Blackberry的振动会产生条件反射式的心跳加速。他们甚至担心，自己不在办公室时同事们会不会有不利于自己的“阴谋”。所以，即使在家中休息时，还是要不停查询工作邮箱，否则就会浑身不舒服。
被电子邮件改变了职业轨道的人更是大有人在。比如仕达屋酒店（Starwood Hotels）首席执行官史蒂文·海耶尔（Steven Heyer），公司董事会逼其解释他与一位年轻女员工的暧昧邮件；惠普公司前任董事会主席帕特里夏·邓恩（Patricia Dunn），因其用电子邮件调查不忠心的董事会成员而离职；另外还有“史上最牛女秘书”事件中的主角EMC原大中华区总裁陆纯初。今年3月，来自员工因特网管理（EIM）企业Websense公布的一项调查报告显示，10%的企业雇员偶尔会将公司的敏感信息以电子邮件形式发送出去，52%的雇员试图入侵同事的电子邮件。
如何防止电子邮件成为职业生涯滑铁卢的“后门”？如何不让自己成为电子邮件过剩的受害者和生产者？以下一些使用小技巧也许能帮忙解决这些问题：
从标题开始——对一些商务人士来讲，一天收到300封邮件是很正常的事情。读完这么多邮件显然是浪费时间的一件事。所以，要在标题中即以“电报体”写明邮件主题,便于接收者快速了解，而那些被大量抄送的邮件则常常被跳过。如果一些邮件一周后还没读过，就可以直接删除到垃圾箱了——要么说明那件事不重要，要么是早已被解决了。
写简洁的邮件——邮件要尽可能短，没有人会在读邮件的时候考察你的语言水平如何。但注意，该说的事情还是要说清楚。一件事一封邮件，不能把五件事写进一个邮件里，这样做的结果是读邮件的人完全找不到重点。
把握邮件主动权——早上到办公室的第一件事是什么？查邮件？错！先坐下来想一想，什么是最重要的，先把要发的邮件写完。否则你所有的喜怒哀乐都会被别人的邮件驱动着，最后，回完所有的邮件也该下班了。
教会周围的人有效使用邮件——只有大家都养成良好的邮件使用习惯，你的邮件烦恼才能解除——不要滥发邮件，只给对方发送与之相关的邮件，这样会急剧减少每个人的邮件数量。
事不过三——如果为一件事与他人已来往了数封邮件，这时也许你应该拿起电话或走向他的办公室选择与其直接沟通。
工作邮箱和私人邮箱分开——把公务邮件发给朋友，或把私人邮件发给公司同事都会带来尴尬。安全的办法就是公私分开，绝不要用工作信箱收发与工作无关的邮件。在家中休息时，尽量不登录工作邮箱，既可以避免泄漏重要信息，又能保证休息。
“处理电子邮件占用了我太多的时间”、“我每天都要查电子邮件，如果有一天没有收到，我会觉得这一天都索然无味”、“即使在阿拉斯加的船上，我还是要检查电子邮件，否则我的假期没办法轻松度过”……如果你出现了上述症状，恭喜！你已经感染上了“电子邮件综合症”。对一些人来说，这种强迫症状更明显：一收到邮件就必须马上查阅，并且对Blackberry的振动会产生条件反射式的心跳加速。他们甚至担心，自己不在办公室时同事们会不会有不利于自己的“阴谋”。所以，即使在家中休息时，还是要不停查询工作邮箱，否则就会浑身不舒服。
被电子邮件改变了职业轨道的人更是大有人在。比如仕达屋酒店（Starwood Hotels）首席执行官史蒂文·海耶尔（Steven Heyer），公司董事会逼其解释他与一位年轻女员工的暧昧邮件；惠普公司前任董事会主席帕特里夏·邓恩（Patricia Dunn），因其用电子邮件调查不忠心的董事会成员而离职；另外还有“史上最牛女秘书”事件中的主角EMC原大中华区总裁陆纯初。今年3月，来自员工因特网管理（EIM）企业Websense公布的一项调查报告显示，10%的企业雇员偶尔会将公司的敏感信息以电子邮件形式发送出去，52%的雇员试图入侵同事的电子邮件。
如何防止电子邮件成为职业生涯滑铁卢的“后门”？如何不让自己成为电子邮件过剩的受害者和生产者？以下一些使用小技巧也许能帮忙解决这些问题：
从标题开始——对一些商务人士来讲，一天收到300封邮件是很正常的事情。读完这么多邮件显然是浪费时间的一件事。所以，要在标题中即以“电报体”写明邮件主题,便于接收者快速了解，而那些被大量抄送的邮件则常常被跳过。如果一些邮件一周后还没读过，就可以直接删除到垃圾箱了——要么说明那件事不重要，要么是早已被解决了。
写简洁的邮件——邮件要尽可能短，没有人会在读邮件的时候考察你的语言水平如何。但注意，该说的事情还是要说清楚。一件事一封邮件，不能把五件事写进一个邮件里，这样做的结果是读邮件的人完全找不到重点。
把握邮件主动权——早上到办公室的第一件事是什么？查邮件？错！先坐下来想一想，什么是最重要的，先把要发的邮件写完。否则你所有的喜怒哀乐都会被别人的邮件驱动着，最后，回完所有的邮件也该下班了。
教会周围的人有效使用邮件——只有大家都养成良好的邮件使用习惯，你的邮件烦恼才能解除——不要滥发邮件，只给对方发送与之相关的邮件，这样会急剧减少每个人的邮件数量。
事不过三——如果为一件事与他人已来往了数封邮件，这时也许你应该拿起电话或走向他的办公室选择与其直接沟通。
工作邮箱和私人邮箱分开——把公务邮件发给朋友，或把私人邮件发给公司同事都会带来尴尬。安全的办法就是公私分开，绝不要用工作信箱收发与工作无关的邮件。在家中休息时，尽量不登录工作邮箱，既可以避免泄漏重要信息，又能保证休息。