跨越会议“陷阱”的技巧
跨越七种会议“陷阱”的技巧
一、员工会议
员工会议是企业中最常见的会议。研究显示，企业会议总数的30％至45％都是员工会议。员工会议通常都是由经理(或部门经理、主管)等企业领导召集的会议。
[陷阱] 员工会议太频繁
员工会议常依惯例安排。不必要的会成为员工偷闲机会。
[跨越技巧] 员工会议应尽量限制在一周一次。可以取消没有太多重要事情要处理的定期会议，但不宜超过总会议次数的1/4。使会议真正为需要而开。
[陷阱] 员工会议时间太长
[跨越技巧] 会前应把开会时间确定出来。主持人应严格遵守开会时间。在预定时间内处理完事情，然后结束会议。
[陷阱] 主持人话说得太多
由于这种会议的主持人常是企业领导，其发言一般占全部开会时间的80％。与会者仅能在会议快结束时发表意见，使得会议无法征询员工有益的建议和意见。
[跨越技巧] 主持人的发言时间应缩短，应尽量不要超过全部会议时间的一半，发言应有组织。同时，可指定与会者发言或作简要评论。
[陷阱] 领导太独裁
这是员工最常发的怨言之一。经理人因怕惹事，而在会中保持沉默。
[跨越技巧] 主持人应使与会者能真正参与会议，对与会者意见保持中立态度。主持人可将会议进行过程录像，观看自己的议事行为是否霸道。
[陷阱] 讨论结构松散
即使主持人采取权威性的作风，会议也可能以混乱收场。
与会者彼此太熟悉，也使会议难以照原议程进行。因为与会者和主持人没有达成按议程有系统地议事的共识。
[跨越技巧] 主持人会前准备议程的工作决不可少，且要在会中指定与会者作简要发言，要有简短、主旨明确的开场白。
[陷阱] 主持人讲的内容重复
许多与会者不一定须通过主持人讲话才知道公司要公开的消息，有时会前就知道。
[跨越技巧] 主持人完整的会前准备工作，包括了解与会者已经知道了哪些内容，以避免重复与会者已知的事项。
[陷阱] 员工会议常墨守成规
由于员工会议常是定时定点举行，处理可以预料中的事，要避免这一问题并不容易。然而，强调团队合作的企业，会要求与会者反映当时发生的问题，而非只报告旧闻。
[跨越技巧] 议程设计应随最新情况而有所变化。讨论方式也应有弹性。主持人可以指派与会者轮流担任。
[陷阱] 会议记录不完整
会议记录不完整，甚至无法提供给与会者，是开会的大忌。清楚无误的会议记录对决议的执行有很大帮助。
[跨越技巧] 主持人一定要指定某个与会者担任这项工作，专心倾听个人发言，并有组织地将发言记录下来。
[陷阱] 会议常流于形式
会议只重视决策结果，对执行情况就不关心了。这是员工会议常有的情况。
[跨越技巧] 分派工作要记录负责人姓名及工作完成日期，并对执行决策情况进行检查，以确保会议决策落到实处。
二、紧急会议
紧急会议通常是为解决紧急问题而临时召开的。其开会目的通常也非常明确。由于要处理的事情紧急，因此决议能在有限的时间内达成。
[陷阱] 缺乏会前准备工作
这有可能降低效率，由于事情紧急，有权决定事情处理方式的人，往往无法出席。当议程不明时，也可能使讨论无章法。
[跨越技巧] 避免常开这种会议。若非召开不可，主持人须在会前准备讨论形式及领导方法等。若没有详细议程，也要列出三四个讨论要点，会议记录不可缺少。
三、专题讨论会议
专题讨论会议一般先由三四个专家针对议题发表意见。与会者在专家发言后发问。主持人可以指定专家回答所提问题。
[陷阱] 专家发言过长或不善于发言
与会者很快就会觉得无聊。这种讨论会较偏重一对一的沟通。如能配以其他更能调动参与讨论的会议方式更好。
[跨越技巧] 会前即和专家商量好他该负责的发言的要点，使彼此的发言内容不重叠。主持人也要控制个人发言时间，必要时给发言者某些暗示。
四、集思广益的会议
这是最常见的传统会议形式之一，是目前企业普遍采用的方法。这种开会方式的好处就是能集思广益。它不仅能理清问题，也有完整的决议过程。
[陷阱] 这种方法未必效率最高
若讨论的问题缺乏逻辑性，这种方法便行不通。
[跨越技巧] 首先要把各步骤该花的时间定出来。若有好几种解决办法可供选择，则应考虑另开以讨论决议为主的会议，这样才会更有效率。
五、电子邮件会议
电子邮件会议以电脑为辅助工具。这种会议，与会者不需面对面地讨论，而是将意见以电子邮件的方式和他人讨论，或交由主管单位审议。这种会议可以以匿名的方式进行问卷调查，可避免与会者间的冲突，得来的意见也较中肯。
[陷阱] 太早得到的答复，可能未经深思熟虑
[跨越技巧] 在使用上述方法前，确定是否有必要采用可延长作出决议时间的方法。另外，受访者应在三人以上。
六、书写议事会议
书写议事会议是与会者以书面方式答复主持人的问题，可说是现代企业中发展最快的、适用范围极广的一种会议，从讨论问题、商议解决办法到作出决议，都可穿插使用这种方法。
[陷阱] 若为解决简单问题，该方式则太费时间
为求准确，该方式一定时间内只能讨论一个主题，对于时间紧迫的会议并不合适。
[跨越技巧] 虽然这种方法不适于解决复杂的问题，但经验丰富的主持人能引导问题方向，并能控制会议进度。要达成的决议，应最适合解决问题，而不是以完美作为标准。
七、旁观者清会议
旁观者清的会议，对于企业处理棘手的问题很有帮助。举行这种会议，首先主持人要在会前将与会者分为三类：一是引导会议进行的“协调者”，二是与问题直接有关的“受困扰者”，三是跟问题完全无关的与会者。这些与会者的任务，是帮助“受困扰者”从各种行不通的问题中“解套”。
[陷阱] 上述方法较适用于解决不太抽象的问题
但若与会者提出的想法太过抽象，也可能一下子就被“受困扰者”否决。
[跨越技巧] 这是许多大企业喜欢使用的方法之一，如IBM公司、通用电汽公司、福特汽车公司等。不经意的灵感往往能为难题提供意想不到的解决方法。(作者系《高效会议》一书作者)
员工会议是企业中最常见的会议。研究显示，企业会议总数的30％至45％都是员工会议。员工会议通常都是由经理(或部门经理、主管)等企业领导召集的会议。
[陷阱] 员工会议太频繁
员工会议常依惯例安排。不必要的会成为员工偷闲机会。
[跨越技巧] 员工会议应尽量限制在一周一次。可以取消没有太多重要事情要处理的定期会议，但不宜超过总会议次数的1/4。使会议真正为需要而开。
[陷阱] 员工会议时间太长
[跨越技巧] 会前应把开会时间确定出来。主持人应严格遵守开会时间。在预定时间内处理完事情，然后结束会议。
[陷阱] 主持人话说得太多
由于这种会议的主持人常是企业领导，其发言一般占全部开会时间的80％。与会者仅能在会议快结束时发表意见，使得会议无法征询员工有益的建议和意见。
[跨越技巧] 主持人的发言时间应缩短，应尽量不要超过全部会议时间的一半，发言应有组织。同时，可指定与会者发言或作简要评论。
[陷阱] 领导太独裁
这是员工最常发的怨言之一。经理人因怕惹事，而在会中保持沉默。
[跨越技巧] 主持人应使与会者能真正参与会议，对与会者意见保持中立态度。主持人可将会议进行过程录像，观看自己的议事行为是否霸道。
[陷阱] 讨论结构松散
即使主持人采取权威性的作风，会议也可能以混乱收场。
与会者彼此太熟悉，也使会议难以照原议程进行。因为与会者和主持人没有达成按议程有系统地议事的共识。
[跨越技巧] 主持人会前准备议程的工作决不可少，且要在会中指定与会者作简要发言，要有简短、主旨明确的开场白。
[陷阱] 主持人讲的内容重复
许多与会者不一定须通过主持人讲话才知道公司要公开的消息，有时会前就知道。
[跨越技巧] 主持人完整的会前准备工作，包括了解与会者已经知道了哪些内容，以避免重复与会者已知的事项。
[陷阱] 员工会议常墨守成规
由于员工会议常是定时定点举行，处理可以预料中的事，要避免这一问题并不容易。然而，强调团队合作的企业，会要求与会者反映当时发生的问题，而非只报告旧闻。
[跨越技巧] 议程设计应随最新情况而有所变化。讨论方式也应有弹性。主持人可以指派与会者轮流担任。
[陷阱] 会议记录不完整
会议记录不完整，甚至无法提供给与会者，是开会的大忌。清楚无误的会议记录对决议的执行有很大帮助。
[跨越技巧] 主持人一定要指定某个与会者担任这项工作，专心倾听个人发言，并有组织地将发言记录下来。
[陷阱] 会议常流于形式
会议只重视决策结果，对执行情况就不关心了。这是员工会议常有的情况。
[跨越技巧] 分派工作要记录负责人姓名及工作完成日期，并对执行决策情况进行检查，以确保会议决策落到实处。
二、紧急会议
紧急会议通常是为解决紧急问题而临时召开的。其开会目的通常也非常明确。由于要处理的事情紧急，因此决议能在有限的时间内达成。
[陷阱] 缺乏会前准备工作
这有可能降低效率，由于事情紧急，有权决定事情处理方式的人，往往无法出席。当议程不明时，也可能使讨论无章法。
[跨越技巧] 避免常开这种会议。若非召开不可，主持人须在会前准备讨论形式及领导方法等。若没有详细议程，也要列出三四个讨论要点，会议记录不可缺少。
三、专题讨论会议
专题讨论会议一般先由三四个专家针对议题发表意见。与会者在专家发言后发问。主持人可以指定专家回答所提问题。
[陷阱] 专家发言过长或不善于发言
与会者很快就会觉得无聊。这种讨论会较偏重一对一的沟通。如能配以其他更能调动参与讨论的会议方式更好。
[跨越技巧] 会前即和专家商量好他该负责的发言的要点，使彼此的发言内容不重叠。主持人也要控制个人发言时间，必要时给发言者某些暗示。
四、集思广益的会议
这是最常见的传统会议形式之一，是目前企业普遍采用的方法。这种开会方式的好处就是能集思广益。它不仅能理清问题，也有完整的决议过程。
[陷阱] 这种方法未必效率最高
若讨论的问题缺乏逻辑性，这种方法便行不通。
[跨越技巧] 首先要把各步骤该花的时间定出来。若有好几种解决办法可供选择，则应考虑另开以讨论决议为主的会议，这样才会更有效率。
五、电子邮件会议
电子邮件会议以电脑为辅助工具。这种会议，与会者不需面对面地讨论，而是将意见以电子邮件的方式和他人讨论，或交由主管单位审议。这种会议可以以匿名的方式进行问卷调查，可避免与会者间的冲突，得来的意见也较中肯。
[陷阱] 太早得到的答复，可能未经深思熟虑
[跨越技巧] 在使用上述方法前，确定是否有必要采用可延长作出决议时间的方法。另外，受访者应在三人以上。
六、书写议事会议
书写议事会议是与会者以书面方式答复主持人的问题，可说是现代企业中发展最快的、适用范围极广的一种会议，从讨论问题、商议解决办法到作出决议，都可穿插使用这种方法。
[陷阱] 若为解决简单问题，该方式则太费时间
为求准确，该方式一定时间内只能讨论一个主题，对于时间紧迫的会议并不合适。
[跨越技巧] 虽然这种方法不适于解决复杂的问题，但经验丰富的主持人能引导问题方向，并能控制会议进度。要达成的决议，应最适合解决问题，而不是以完美作为标准。
七、旁观者清会议
旁观者清的会议，对于企业处理棘手的问题很有帮助。举行这种会议，首先主持人要在会前将与会者分为三类：一是引导会议进行的“协调者”，二是与问题直接有关的“受困扰者”，三是跟问题完全无关的与会者。这些与会者的任务，是帮助“受困扰者”从各种行不通的问题中“解套”。
[陷阱] 上述方法较适用于解决不太抽象的问题
但若与会者提出的想法太过抽象，也可能一下子就被“受困扰者”否决。
[跨越技巧] 这是许多大企业喜欢使用的方法之一，如IBM公司、通用电汽公司、福特汽车公司等。不经意的灵感往往能为难题提供意想不到的解决方法。(作者系《高效会议》一书作者)